Les collectivités sont responsables d’un patrimoine diversifié et complexe. La gestion de celui-ci nécessite une attention constante pour garantir sa sécurité, sa maintenance, sa valorisation et son optimisation. L’utilisation d’un logiciel de gestion de patrimoine représente une solution efficace pour faciliter cette tâche. Quelles sont les fonctionnalités de ces logiciels pour les collectivités ? Quels sont leurs atouts concrets ?
Les fonctionnalités que propose un logiciel de gestion de patrimoine
Un logiciel de gestion de patrimoine propose plusieurs fonctionnalités qui permettent de gérer facilement les biens des collectivités territoriales.
L’inventaire et le suivi des biens
Avec cette fonctionnalité, les collectivités peuvent réaliser un inventaire exhaustif et actualisé des biens, qu’il s’agisse de bâtiments publics, de terrains, d’équipements, de véhicules ou de mobilier. Chaque bien est ainsi identifié, géolocalisé et caractérisé par des informations telles que sa nature, son état, sa valeur ou sa date d’acquisition.
Cette fonctionnalité permet d’avoir une vision précise et globale du patrimoine de la collectivité, puis de mieux planifier sa gestion. Certains éditeurs de solutions digitales permettent de découvrir un logiciel de gestion de patrimoine qui dispose de fonctionnalités d’inventaire et suivi des biens. Il suffit de les contacter pour obtenir une démo de leur outil.
La planification de la maintenance
Elle définit les échéances de maintenance préventive pour chaque bien en fonction de ses caractéristiques et de ses conditions d’utilisation. Cela se fera sur la base des informations enregistrées dans l’inventaire. C’est une fonctionnalité qui assure la sécurité et la pérennité des biens de la collectivité, tout en optimisant les coûts ainsi que les délais de maintenance.
La gestion des locations et des ventes
Cette fonctionnalité permet de suivre les contrats de location, les dates d’échéance et les montants des loyers. Un logiciel peut également faciliter la recherche de locataires potentiels en proposant des critères de recherche et des annonces attractives. C’est une fonctionnalité qui valorise les biens de la collectivité, en les mettant à disposition des usagers ou des acquéreurs potentiels.
La gestion des travaux et des chantiers
Cette fonctionnalité permet de suivre l’avancement des travaux et de définir les projets à réaliser. Cela sert aussi à effectuer un bilan des travaux réalisés et à planifier les étapes, les ressources ainsi que les coûts nécessaires. Cette fonctionnalité permet de réaliser des travaux de qualité en respectant les délais et le budget prévu.
Les bénéfices d’un logiciel de gestion de patrimoine
L’utilisation d’un logiciel de gestion de patrimoine garantit de nombreux avantages aux collectivités territoriales.
Réduction des coûts et optimisations de l’utilisation des biens
La gestion précise des biens de la collectivité réalisée avec un logiciel permet de réduire les coûts liés à leur entretien, leur maintenance et leur exploitation. Ce type de logiciel permet aussi de mieux évaluer la valeur des biens en fonction de leur état et de leur usage, ce qui simplifie les décisions d’investissement.
Amélioration de la qualité des services proposés aux citoyens
Un logiciel spécialisé permet de mieux suivre les demandes de réparation ou d’entretien, en assurant une traçabilité et une transparence de la prise en charge des requêtes. Il facilite aussi la communication avec les usagers en leur proposant des informations en temps réel sur l’état des biens, les horaires d’ouverture et les conditions d’accès.
Conformité réglementaire et gestion des risques
Un logiciel de gestion de patrimoine permet de se conformer aux réglementations en vigueur en matière de sécurité, d’hygiène et d’environnement. Cet outil facilite aussi la gestion des sinistres ou incidents en assurant une traçabilité des événements, en identifiant les causes et les responsabilités ou en facilitant les démarches administratives. C’est aussi un moyen de prévenir les risques de vols, d’actes de malveillance ou de vandalisme, en assurant une surveillance et une protection efficaces des biens.
Les critères de choix d’un outil digital spécialisé
Le choix d’un logiciel de gestion de patrimoine est une décision importante pour une collectivité territoriale. Il convient donc de bien prendre en compte différents critères pour faire le meilleur choix possible.
Les fonctionnalités et les caractéristiques techniques
Il est important de s’assurer que le logiciel dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion du patrimoine de la collectivité comme :
- l’inventaire et le suivi des biens,
- la planification de la maintenance,
- la gestion des locations et des ventes,
- la gestion des travaux et des chantiers.
Il convient aussi de vérifier que le logiciel est adapté aux besoins spécifiques de la collectivité en matière de taille, de complexité et de diversité des biens.
Les coûts et la rentabilité
Bien évaluer les coûts directs (licence, installation, formation) et indirects (maintenance, support technique, mises à jour) du logiciel permet d’assurer sa rentabilité à long terme. Prenez également en compte les économies potentielles que le logiciel peut générer comme la réduction des coûts de maintenance ou la valorisation des biens.
La formation et le support technique
Il faut s’assurer que les agents de la collectivité sont formés à l’utilisation du logiciel pour en tirer le meilleur parti possible. Vérifiez également la qualité du support technique proposée par l’éditeur du logiciel pour garantir sa disponibilité et sa réactivité en cas de problème.
