Le bulletin de paie en ligne, ou bulletin de paie dématérialisé, a la même valeur et comprend les mêmes informations qu’un bulletin de paie classique en version papier. Les entreprises peuvent le proposer à leurs salariés. Il présente en effet de nombreux avantages, notamment en matière de gain de temps et d’argent (limiter les dépenses en encre, papier, archivage…). Les salariés, de leur côté, peuvent accéder et stocker plus facilement les données importantes pour leur carrière professionnelle et leur retraite. Mais quelle est la réglementation qui encadre le bulletin de paie en ligne ?
Bulletin de paie en ligne : de quoi s’agit-il ?
Les employeurs ont pour obligation de transmettre à leurs salariés un bulletin de paie, et cela à une échéance régulière selon la périodicité de la paie. Le bulletin de paie en ligne est tout simplement une version électronique de la version papier. Aujourd’hui, environ 20 % des entreprises optent pour le bulletin de paie en ligne au vu des nombreux avantages que cette solution apporte.
Cette option est en effet avantageuse, autant pour le salarié que l’employeur. Ce dernier gagne notamment du temps que lui ou son équipe peut consacrer à d’autres tâches. Cela évite également les coûts liés à l’impression et à l’archivage des documents, puisque tout se fait par voie électronique. Les coûts d’impression et leur envoi par la poste peuvent en effet être conséquents. En faisant appel à un prestataire externe pour la création de bulletins de paie en ligne, il peut aussi gagner en tranquillité d’esprit car il est sûr de respecter la réglementation en vigueur.
Du côté de l’employé, il a un accès plus rapide et facilité aux bulletins de paie, ce qui permet également un gain de temps dans les démarches administratives qu’il entame. Il gagne du temps en évitant de demander ses bulletins de paie auprès du service concerné. Il évite également d’égarer ce document essentiel. En outre, la conservation des documents est facilitée.
Bulletin de paie en ligne : que dit la loi ?
Les employeurs n’ont aucune obligation de proposer le bulletin dématérialisé à leurs employés, mais ils peuvent tout de même le faire. Cette option est possible depuis janvier 2017. Il a la même valeur juridique et ouvre les mêmes droits aux salariés que la version papier. Vous pouvez ainsi le mettre en place sans autorisation préalable du salarié. La seule règle est de les informer auparavant, soit un mois avant la remise du bulletin de paie en ligne.
En revanche, les salariés peuvent refuser cette alternative et choisir de conserver le bulletin de paie en papier traditionnel. La règle est donc la suivante : s’il n’y a aucune contestation, cela équivaut à une acceptation.
Les obligations de l’entreprise
L’entreprise doit se soumettre à certaines obligations en matière de bulletin de paie en ligne.
Le coffre-fort électronique
La dématérialisation du bulletin de paie implique bien sûr l’envoi de la fiche de paie de manière électronique. Mais l’entreprise doit également stocker ce document dans un coffre-fort numérique, correspondant à un espace de stockage sécurisé, afin d’assurer la bonne conservation en ligne. L’entreprise peut pour cela faire appel à un prestataire externe.
Le CPA
Le salarié peut également consulter ses bulletins de paie via son Compte Personnel d’Activité (CPA) sur le site moncompteactivite.gouv.fr. Mais pour accéder au CPA du salarié, le prestataire externe doit avoir au préalable obtenu la reconnaissance du ministère du Travail.
À travers son Compte Personnel d’Activité, le salarié peut ainsi consulter les informations clés le concernant en ligne, et ce, tout au long de sa carrière, même en cas de changement de travail et d’employeur.
Le délai de conservation
La loi impose aux entreprises des délais en matière de conservation des bulletins de paie en ligne. Ainsi, l’employeur doit garantir à son salarié que ce document sera conservé soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié en question. Ce dernier délai peut encore évoluer, en fonction du changement de l’âge du départ à la retraite.
En outre, l’employeur doit garder un double du bulletin de paie pour une durée d‘au moins 5 ans. Et dans le cas où il cesse son activité, il doit informer le salarié de la mise à disposition de ses bulletins de paie au moins 3 mois avant la fermeture effective de l’entreprise. L’objectif est de permettre à ce dernier de les récupérer.
Les informations obligatoires sur un bulletin de paie en ligne
Comme évoqué plus tôt, le bulletin de paie en ligne a exactement la valeur que la version papier et permet aux salariés de profiter des mêmes droits, notamment en matière de couverture sociale.
Les informations qui doivent y figurer obligatoirement sont donc les mêmes que celles pour la version papier. Il s’agit entre autres de :
- l’identification de l’employeur (nom, adresse, Siren, convention collective…),
- le nombre d’heures de travail,
- les heures supplémentaires,
- les congés payés,
- le salaire,
- les cotisations de prévoyance,
- le prélèvement à la source.
Un bulletin de paie non conforme peut vous valoir une contravention de 3ème classe (450€). Il est alors essentiel d’être vigilant lorsque vous devez établir des fiches de paie.
Comment s’assurer d’établir une fiche de paie en ligne dans les règles ?
Les employeurs se demandent souvent comment établir une fiche de paie en bonne et due forme. Sachez que le Code du travail indique les mentions obligatoires qui doivent être inscrites sur le bulletin de paie, qu’il soit dématérialisé ou non. Il s’agit notamment :
- des informations relatives à l’employeur (adresse, numéro de SIRET et code APE, convention collective, lieu de paiement des cotisations sociales),
- des informations relatives au salarié (le début et la fin de la période de travail, début du contrat de travail, numéro de sécurité sociale, adresse, informations liées à la rémunération),
- des détails de la rémunération brute (salaire de base, avantages en nature, cumul),
- de l’inscription des cotisations sociales (charges patronales, charges salariales, charges mixtes),
- de la présentation des indemnités non soumises à cotisations sociales,
- de la mention des autres retenues,
- du calcul et de la mention relative à l’impôt sur le revenu et la rémunération nette du salarié.
Le Code du travail indique également les mentions à proscrire. Pour se faciliter la vie face aux calculs et à toutes les mentions obligatoires, il est alors possible d’utiliser un logiciel en ligne. Ce dernier a l’avantage de vous guider pas à pas lors de l’établissement des bulletins de paie. Grâce à une fonction d’automatisation, seuls les éléments non récurrents sont à ajouter. Et les fiches de paie sont générées automatiquement chaque mois à la date de votre choix. Ainsi, tout le processus ne prendra plus que quelques minutes à chaque fois.
Il faut d’ailleurs savoir que la réglementation évolue sans cesse. Ainsi, depuis 2018, les entreprises doivent émettre des fiches de paie simplifiées dotées d’un visuel plus épuré pour une meilleure compréhension des salariés. Ce type d’outil vous permet de respecter toutes les nouvelles règles imposées et ainsi d’avoir l’esprit tranquille.
Mais pour cela, il est important d’opter pour un logiciel fiable et reconnu. Méfiez-vous également des sites qui vous proposent d’établir gratuitement vos fiches de paie en ligne, qui sont loin d’être sécurisés et qui peuvent compromettre les données importantes de votre entreprise.
Dans le choix de votre logiciel, le support offert pour son utilisation constitue aussi un aspect important. En effet, certains outils s’accompagnent du soutien d’experts et d’une équipe juridique pour vous permettre d’appréhender facilement les évolutions juridiques récurrentes dans le domaine. Assurez-vous alors que la plateforme propose ce type de solution avant de vous lancer.
