Les logiciels de gestion pour hôtel sont des solutions informatiques ayant pour but d’optimiser la gestion des différents aspects d’un établissement hôtelier. Ce sont notamment la facturation, la gestion des réservations, le volet commercial, la gestion du personnel, la comptabilité, les stocks, etc. Avec l’avènement du numérique, vous avez maintenant la possibilité de gagner du temps grâce à ces logiciels. Bien que certains ne disposent pas de toutes les fonctionnalités de gestion, ils vous permettent de centraliser les indispensables et d’éviter l’usage de multiples solutions.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion hôtelière ?
On trouve un large panel d’options au sein des logiciels de gestion. Il convient de souligner que le tarif d’un logiciel de gestion pour hôtels est susceptible de varier en fonction des fonctionnalités proposées par la plateforme. Il est donc important de choisir un outil digital qui répond aux besoins de votre établissement.
La conception de catalogues et commercialisation des offres
Chaque établissement hôtelier présente des caractéristiques qui lui sont propres. Certains hôtels comptent une large variété de chambres tandis que d’autres se distinguent plutôt par leurs divers services additionnels. Le logiciel vous aidera à définir et classer vos offres et y associer un prix avant de les afficher au niveau des moteurs de réservation.
Certains éditeurs intègrent même un CMS pour faciliter la création de votre propre site de réservation et l’insertion d’un moteur dédié. Aussi, le logiciel de gestion d’hôtel se charge du yield management en modulant les prix sur la base d’une analyse du secteur et du taux d’occupation.
La gestion des réservations
Les logiciels de gestion pour hôtels permettent aussi la personnalisation des réservations des clients ainsi que l’attribution des chambres. Il vous sera possible d’y créer des fiches afin de retrouver très facilement les informations de vos clients : pays d’origine, numéro de téléphone, régime alimentaire, etc.
Cette fonctionnalité sera également utile dans le contrôle de la validité des informations bancaires. Les internautes pourront visualiser les disponibilités et les tarifs avant de réserver. Après vérification, la facturation se fera automatiquement.
La facturation des clients
Les logiciels de gestion pour hôtel comptent aussi une fonction relative à la facturation. Grâce à celle-ci, de nouveaux modes de paiement pourront être définis. De même, vous pourrez indiquer la commission et faire facilement une déduction des acomptes déjà versés.
Par ailleurs, l’option vous permet de gérer les différents types de forfaits, d’éditer les factures sous plusieurs formats, d’insérer certains extras (massage, boissons au bar, etc.). Enfin, il vous sera plus facile de gérer vos offres, vos formules packages, vos cartes cadeaux et vos réductions.
Une vision globale du planning de réservation
Les logiciels de gestion d’hôtel vous donnent aussi un aperçu clair des arrivées et des départs de la journée, grâce à une liste automatiquement mise à jour.
Les gestionnaires ont souvent du mal à se retrouver dans le planning durant les périodes de haute fréquentation. Ce qui justifie l’importance d’utiliser un outil de gestion hôtelier. De ce fait, vous pourrez visualiser en un clin d’œil les dates. De plus, des codes vous aideront à faire un tri selon le numéro ou le type de chambres.
Quels sont les avantages des logiciels de gestion pour hôtels ?
Les logiciels de gestion hôtelière sont des outils complets grâce auxquels vous pourrez centraliser rapidement tous les éléments relatifs à votre activité dans une solution en ligne. Les offres sont ainsi gérées plus facilement. D’ailleurs, les managers seront en mesure de créer une tarification qui sera automatiquement diffusée sur les sites de réservation en ligne.
Par ailleurs, l’utilisation d’une telle solution constitue un véritable gain de temps. En effet, les réservations en ligne sont directement enregistrées dans le planning et déclenchent la génération automatique de factures (après quelques vérifications). De ce fait, il ne sera plus nécessaire de faire des traitements manuels. Vous gagnez également en proximité avec votre clientèle et pourrez échanger avec elle en temps réel.
D’autre part, on constate que ces outils sont très accessibles grâce aux offres abordables des éditeurs de logiciel. Par conséquent, même les établissements débutants peuvent s’en procurer. En parallèle, il existe des modules complémentaires qui permettent aux logiciels de s’adapter à tous les besoins des différents établissements : hôtels, résidences hôtelières, motels, centres de vacances, auberges, gîtes, chambres d’hôtel, groupes hôteliers…
Les logiciels de gestion pour hôtel permettent d’assister convenablement les gérants des hôtels dans l’exercice de leurs activités. Grâce à leurs fonctionnalités diverses, ils vous assurent un gain de temps, mais aussi une gestion optimisée. Vous profitez ainsi d’une meilleure productivité et de prestations plus efficaces.
