La Gestion Électronique des Documents ou GED consiste en la numérisation et en la centralisation de données physiques provenant de diverses sources. Elle implique l’utilisation d’outils digitaux, en l’occurrence les logiciels et les serveurs spécialisés pour sauvegarder et exploiter des informations confidentielles. Sa mise en place est incontournable pour les entreprises souhaitant moderniser leurs infrastructures et réduire leur dépendance aux flux de documents imprimés. Nous vous présentons les multiples atouts de la GED dans un contexte de transition numérique.
La GED, pour rationaliser vos processus de gestion documentaire
Traditionnellement, la gestion documentaire implique un ensemble de tâches manuelles telles que la création, la collecte, la classification, le stockage et la recherche de la paperasse. Ces procédés sont cependant chronophages, entraînant des retards, des erreurs de traitement de données et une perte de productivité considérable.
La GED se présente ainsi comme une solution intéressante pour automatiser vos processus et optimiser votre rendement. Grâce à un système informatisé, vous pouvez regrouper dans un unique référentiel le flux de documents que vous émettez et recevez quotidiennement (contrats, factures, e-mails, photos, etc.). Les fichiers sont centralisés et actualisés en temps réel, ce qui évite les confusions dues aux doublons ou aux versions multiples.
Avec la Gestion Électronique des Documents, vos données sont indexées et classées selon une arborescence logique, facilitant ainsi leur recherche et leur consultation ultérieure par les employés. Ces derniers n’auront qu’à utiliser des mots-clés, des filtres ou des métadonnées précises pour accéder en temps réel aux informations qu’ils souhaitent exploiter. Ils évitent de ce fait certaines tâches chronophages (saisie manuelle, archivage, etc.), ce qui leur permet de se recentrer sur leur métier et de gagner en productivité.
La GED est aussi la meilleure solution pour minimiser le risque d’erreurs humaines. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), vous pourrez traduire directement vos documents papier en texte numérique. Cette fonctionnalité innovante limite les fautes de saisie et garantit l’authenticité de vos documents scannés.
Un logiciel GED pour entreprise permet également de générer des rapports d’activités, notamment grâce à des outils d’analyse basés sur l’intelligence artificielle. L’implémentation de cette solution de dématérialisation documentaire aide ainsi les dirigeants à prendre des décisions stratégiques pertinentes et à converger leurs équipes à leur mise en œuvre.
Choisissez un outil GED pour optimiser le travail collaboratif de vos équipes
Pour faciliter la collaboration entre vos équipes, il s’avère judicieux d’utiliser un système de Gestion Électronique des Documents. Grâce à cet outil informatique, les employés détenant une autorisation virtuelle peuvent accéder à des fichiers spécifiques et les partager facilement avec les collègues qualifiés pour les exploiter.
Ils peuvent également intervenir simultanément sur un dossier, en ajoutant des commentaires, des annotations et des révisions. Les collaborateurs disposent aussi d’une vue globale de l’historique des modifications apportées aux fichiers, ce qui leur permet de revenir à une version antérieure en cas d’erreur. Cette fonction de versioning (gestion des versions) fluidifie non seulement le travail collaboratif, mais garantit surtout la traçabilité et la transparence de vos opérations.
Les outils GED améliorent également la communication entre les équipes. Grâce à la recherche intuitive de documents, un dirigeant peut rapidement mettre à la disposition de ses équipes des informations stratégiques. Le personnel est ainsi informé des orientations à long terme de l’entreprise, ce qui renforce sa motivation et optimise sa productivité.
Pour être efficace, l’outil de Gestion Électronique des Documents doit offrir une expérience utilisateur cohérente sur tous les supports numériques : ordinateurs de bureau, smartphones, tablettes, etc. Il doit aussi avoir une interface intuitive, une fonction de chiffrement de données ainsi qu’un support technique réactif.
Réduisez vos coûts de stockage de documents grâce à la GED
La transition vers la GED permet aux entreprises de réaliser des économies significatives sur les coûts de stockage des documents. Les espaces d’archivage physiques nécessitent l’acquisition de nombreux équipements tels que les armoires, les étagères, les classeurs et les boîtes d’expédition. Ces entrepôts soumettent également votre entreprise à des charges locatives et de maintenance continue.
Avec la GED, les activités manuelles telles que le tri, le classement et la recherche des documents sont automatisés, réduisant ainsi les besoins en main-d’œuvre et les charges salariales qui y sont associées. Vous minimisez par la même occasion les retards et les erreurs humaines qui entraînent des coûts supplémentaires associés à la correction ou à la répétition de ces tâches.
L’intégration d’une solution ou logiciel GED dans votre entreprise vous permet aussi de maîtriser le budget alloué à l’achat des fournitures de bureau (papiers, classeurs, trombones, enveloppes, etc.). Avec un espace de stockage basé sur le Cloud, la dépendance à ces consommables informatiques est considérablement limitée.
La centralisation de vos documents dans une base de données virtuelle vous permet d’éviter certains sinistres tels qu’une perte, un vol, un incendie ou une détérioration. Vous n’aurez donc pas à dépenser pour couvrir les coûts associés à la récupération ou à la reconstitution des données perdues ou endommagées.
Une solution de dématérialisation sécurisée et conforme aux normes en vigueur
Quel que soit votre domaine d’intervention (finance, santé, droit, etc.), la GED peut vous aider à sécuriser vos documents sensibles et à prévenir leur violation. Cette solution de dématérialisation est en effet basée sur un protocole de chiffrement de données ainsi que sur des options avancées de contrôle d’accès. Grâce à ces fonctionnalités innovantes, vous pouvez attribuer des droits d’utilisation à des collaborateurs spécifiques tout en surveillant leurs activités en temps réel (modification, partage, suppression, etc.).
Un système de GED vous permet également de renforcer la sécurité de votre base de données, à travers des options d’authentification à 2 facteurs et de signature électronique. Celles-ci vous permettent de vérifier l’identité des utilisateurs et d’ajouter si nécessaire des restrictions. Vos documents ne risquent donc pas de fuiter et d’être utilisés à de mauvaises fins.
Si les données physiques peuvent se détériorer après un sinistre, celles qui sont stockées dans le cloud ou sur un serveur dédié sont préservées. N’hésitez donc pas à utiliser un outil de dématérialisation pour sécuriser vos fichiers sensibles et garantir la continuité de votre activité.
La mise en place d’une solution de GED s’inscrit dans une démarche de conformité aux réglementations en vigueur en matière de gestion documentaire. En utilisant un logiciel spécialisé, vous disposez des outils nécessaires pour respecter les délais légaux d’archivage, de codification et de conservation des documents. Vous avez également accès à des fonctionnalités vous aidant à vous conformer à la norme ISO 9001, aux démarches QSE (Qualité, Sécurité et Environnement) ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Gestion Électronique des Documents : un choix respectueux de l’environnement
Durant votre processus de transformation numérique, l’utilisation d’une solution de GED vous permet de faire un geste pour la planète. En limitant la production de factures et de documents en format papier, vous réduisez considérablement la production de déchets et de gaz à effet de serre. Vous contribuez ainsi à la préservation de l’environnement et des ressources naturelles.
Grâce à la Gestion Électronique des Documents, vous réduisez également vos dépenses énergétiques liées à l’utilisation d’imprimantes ou de photocopieurs. Une faible consommation d’électricité induit de ce fait une baisse de votre empreinte environnementale globale.
La transition vers une solution de stockage électronique permet aussi de supprimer les salles d’archives. Le fonctionnement de ces espaces physiques implique l’exploitation excessive de nombreuses ressources telles que le bois, les métaux, le chauffage, la climatisation, etc. La GED représente ainsi la meilleure solution pour préserver les écosystèmes tout en affirmant votre engagement pour l’écologie.
