De nombreux organismes publics et privés ont recours de nos jours à la facturation électronique. Il s’agit d’un processus d’établissement et d’émission de factures électroniques. Encore appelée e-facture, la facture électronique est un document qui détaille la nature et les conditions d’une prestation de services, d’achat ou de vente de marchandises. Cependant, il s’agit d’un outil qui présente à la fois des avantages et des inconvénients en entreprise. Nous décryptons ici pour vous le concept de la facturation électronique.
Les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise
Pour en apprendre davantage sur la facturation électronique, nous vous proposons dans un premier temps de découvrir ses nombreux avantages en termes d’argent, de temps, de sécurité et d’écologie.
La réalisation d’importantes économies
En choisissant la facturation électronique, vous faites des économies substantielles, notamment en ce qui concerne l’achat de papier, de timbres et d’enveloppes. Des économies sont aussi réalisées sur les frais administratifs relatifs au traitement et à l’archivage des factures. Une facture électronique entrante coûte jusqu’à 6,50 euros de moins qu’une facture papier.
Pour réaliser les factures électroniques, vous avez besoin de beaucoup moins de temps que pour les factures en papier. Vous n’aurez en effet plus besoin de faire :
- l’impression,
- la mise sous pli,
- le postage,
- l’envoi,
- l’archivage,
- les relances, etc.
Ce temps économisé peut être consacré à d’autres activités rémunératrices de revenus pour votre activité.
La rapidité du traitement des factures
Grâce à leur format électronique, les e-factures sont souvent envoyées directement dans le système de traitement des entreprises. Cela réduit les étapes et le temps nécessaires au traitement des factures classiques. Il suffit généralement d’un simple clic pour qu’une facture électronique soit acquittée. Ainsi, avec la facturation électronique, le paiement des factures est accéléré.
La sauvegarde optimale des données
Avec les factures classiques en papier, il arrive souvent d’être confronté au problème de perte ou de destruction des documents. Ce problème est résolu avec la facturation électronique. Cette dernière vous donne en effet la possibilité d’archiver toutes vos factures en ligne sur un serveur dédié. Vous avez ensuite la possibilité de consulter ces documents à n’importe quel moment et depuis tout appareil (smartphone, PC, tablette, etc.) connecté à internet.
Il faut noter que les factures sauvegardées sont protégées par une clé, ce qui permet de garder la confidentialité des informations qu’elles contiennent. Pour y accéder, il faut forcément saisir les données uniques de la clé : mot de passe, identifiants, etc.
La limitation des risques d’erreur
Les fautes de frappe ou les erreurs de calcul peuvent survenir lors de l’établissement des factures. Pour éviter cela, on utilise habituellement divers outils de vérification comme des applications de calcul. En choisissant la facturation électronique, plus besoin d’outil supplémentaire. En réalité, les systèmes de facturation électronique intègrent généralement une calculatrice automatique qui permet d’obtenir des résultats corrects en saisissant la facture.
Avec les factures classiques, il n’est pas toujours simple de corriger des erreurs sur la facture, surtout lorsque cette dernière est déjà imprimée. Toutefois, les factures électroniques donnent la possibilité d’effectuer toutes sortes de modifications juste en quelques secondes et à n’importe quel moment.
La réduction de l’impact environnemental
Comparativement aux systèmes classiques d’établissement de factures, la facturation électronique réduit l’impact environnemental de cette opération. Cela s’inscrit dans une dynamique de réduction des déchets administratifs. L’adoption de la facturation électronique peut donc vous permettre de gagner certains marchés auprès de clients qui prônent la préservation de l’environnement.
Les inconvénients de la facturation électronique
Bien qu’elle soit très avantageuse, la dématérialisation des factures présente aussi des inconvénients. Nous retenons essentiellement les points qui suivent.
La réduction du personnel des entreprises
Les logiciels de facturation électronique, lorsqu’ils sont performants, permettent de gérer efficacement toutes les tâches relatives aux factures. Cela amène certaines structures à réduire leurs effectifs en se passant des services de professionnels tels que les comptables.
L’incapacité de fonctionner hors connexion
La facturation électronique se fait généralement en ligne. Il est donc souvent difficile, voire impossible de réaliser des factures hors connexion lorsque vous optez pour ce type de processus.
La difficulté dans le transfert des données
Les factures électroniques sont généralement enregistrées sur le serveur du système de facturation utilisé, surtout dans le cas des versions sur site. De ce fait, il n’est pas toujours simple de transférer ces informations d’un logiciel à un autre. Les concepteurs recommandent en général de garder une copie PDF de chaque facture émise pour retrouver aisément le fil de ces opérations, même lorsque le logiciel rencontre des problèmes.
Comment décider si la facturation électronique convient à votre entreprise ?
Au regard des avantages et des inconvénients de la facturation électronique, il est important de voir si elle est véritablement adaptée à votre entreprise avant de l’adopter. Pour ce faire, vous devez procéder en plusieurs étapes. D’abord, il faut déterminer si le nombre de factures émises par votre entreprise est suffisamment important pour que vous rentabilisiez un outil de facturation électronique. Par exemple, si vous émettez rarement des factures, un logiciel de facturation peut s’avérer peu utile et vous faire dépenser sans que l’entreprise en tire profit. Dans ce cas, vous pouvez miser sur une solution gratuite.
Lorsque la fréquence d’émission de factures dans votre entreprise est importante, il faut ensuite rechercher s’il existe une solution de facturation qui convienne aux besoins de l’entreprise. Par exemple, le type de facture qu’émet une entreprise de fourniture d’équipements professionnels n’est pas forcément du même format que la facturation que réalise un hôpital.
Nous vous recommandons à ce niveau de miser sur les solutions de facturation électronique ergonomiques. Il s’agit d’outils capables de s’adapter aisément aux besoins de toute entreprise. Avec ce type de solutions, plus de souci à vous faire en ce qui concerne l’impact de l’évolution des besoins de l’entreprise. L’outil s’adapte au fur et à mesure que l’entreprise connaît des changements.
Conseils pour la mise en œuvre de la facturation électronique dans votre entreprise
Réussir la mise en œuvre de la facturation électronique au sein de votre entreprise demande de prendre certaines dispositions. Il s’agit en premier lieu de bien vous informer sur le cadre réglementaire de ce processus dans le monde professionnel. Cela vous assure une utilisation qui tient compte des normes en vigueur dans le secteur. Notez que la réglementation en termes de factures électroniques prévoit des dispositions spécifiques. Ces dernières concernent notamment le format des factures électroniques, le type de relation commerciale pour laquelle la facture électronique est adaptée et bien d’autres paramètres.
Pour une bonne mise en œuvre de la facturation électronique dans votre entreprise, il faut initier au besoin une formation des différents acteurs impliqués dans la comptabilité de l’entreprise. Cette activité consistera essentiellement à leur apprendre comment bien utiliser l’outil de facturation électronique pour des résultats optimisés.
Comment choisir le meilleur système de facturation en ligne ?
Le marché des logiciels de facturation électronique est en pleine expansion depuis quelques années. De ce fait, il existe aujourd’hui plusieurs systèmes distincts de facturation en ligne. Chacune de ces solutions présente des particularités propres adaptées à des besoins bien déterminés. Pour trouver le meilleur système de facturation en ligne pour votre entreprise, nous vous recommandons de tenir compte de certains critères. D’abord, il faut vous assurer prioritairement que le système est fiable. Pour cela, vérifiez que ce dernier dispose d’un agrément ou d’une licence officielle délivrée par un organisme accréditeur.
Pour bien choisir votre système de facturation en ligne, vous devez également prendre en compte le coût de l’outil. Notez que certains systèmes de facturation électronique sont gratuits alors que d’autres sont payants. La différence ultime entre ces deux types d’outils est que les logiciels gratuits n’intègrent que des fonctionnalités basiques, alors qu’avec les modèles payants, vous accédez à des fonctionnalités avancées. Il s’agit entre autres de l’intégration automatique des factures dans le bilan comptable, du suivi des factures, etc. Les logiciels payants offrent également une sécurité plus grande que les logiciels gratuits. Lorsque vous choisissez de vous procurer un système de facturation en ligne payant, il faut vous assurer que le coût de cet outil s’inscrive dans votre budget.
En général, les logiciels de facturation électronique fonctionnent sur le principe d’un abonnement mensuel dont le tarif varie en moyenne entre 10 à 50 euros par mois. Pour réussir le choix du logiciel de facturation électronique qui vous correspond, n’hésitez pas à réaliser une phase de test. Les concepteurs proposent souvent plusieurs jours d’essai gratuit aux utilisateurs.
En résumé, la facturation électronique est un processus bénéfique, mais dont la mise en œuvre doit s’adapter aux réalités de votre entreprise. Nous vous recommandons d’opter pour une solution sur mesure pour répondre à vos besoins.
