La gestion des tâches administratives au sein d’une entreprise peut être chronophage. En plus de demander énormément de temps, elle demande aussi de l’énergie. Pour pouvoir vous concentrer sur les missions plus importantes pour le développement de votre activité, vous avez la possibilité de la confier à un assistant administratif. Ce professionnel peut se charger de différentes tâches, quel que soit votre secteur d’activité. Que ce soit pour des missions ponctuelles ou régulières, il vous sera d’une aide précieuse. De plus, les services qu’il propose vous seront avantageux sur plusieurs points. Faisons un point sur le sujet !
Un assistant pour gérer toutes les tâches administratives de votre entreprise
Un assistant administratif peut se charger de toutes les tâches administratives au sein de votre société. Celles-ci sont très diverses et peuvent être liées à la direction, à la comptabilité ou tout simplement à la relation avec les clients et fournisseurs.
Ce professionnel a les compétences requises pour assurer le suivi des dossiers, la bureautique et la gestion du courrier. Il est aussi apte à gérer les achats et les fournitures. Il peut s’occuper de la facturation des clients, des paiements des fournisseurs, ou encore des encaissements.
Le tri et l’archivage des différents documents administratifs sont une tâche qui prend énormément de temps. Voilà pourquoi il est préférable de la confier à un assistant administratif, qui peut également établir les différents documents et comptes rendus pour votre entreprise.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur l’assistance administrative, sachez que les missions de ce métier peuvent aller au-delà de ces tâches.
La pré-comptabilité, un lien avec votre comptable
Si l’assistant administratif peut collaborer de près avec la direction, notez qu’il est aussi en mesure de travailler avec le comptable. Les différentes tâches de pré-comptabilité peuvent être mises entre ses mains. La préparation des différents documents indispensables pour l’expert-comptable peut faire partie des missions de ce professionnel.
Il a les compétences requises pour établir et envoyer les factures, et assurer le rapprochement bancaire. Le tri et le classement des éléments comptables sont maîtrisés par l’assistant grâce à des outils de précomptabilité efficaces.
Votre assistant administratif et les tâches de secrétariat
L’assistant administratif peut aussi exercer dans le service de secrétariat grâce à sa polyvalence. Dans ce cas, il aura pour rôle d’assurer des tâches basiques comme la gestion du secrétariat, la prise d’appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs. La communication via les différents supports peut également être prise en charge par ce professionnel : courriers, messagerie électronique…
Il jouera le rôle d’intermédiaire avec les différents partenaires de votre entreprise et s’occupera des différentes déclarations fiscales.
Les avantages de faire appel à un assistant administratif
Le recours aux services d’un assistant administratif est avantageux sur plusieurs points. Le travail de ce professionnel est synonyme de gain de temps précieux pour vous, en tant que dirigeant de votre firme. En vous libérant des tâches administratives, vous pouvez vous concentrer sur les missions à valeur ajoutée. Vous aurez donc l’occasion de parfaire vos stratégies pour favoriser le développement de votre business.
L’externalisation des tâches administratives vous permet aussi de réaliser des économies non négligeables. Cette option vous permet effectivement de vous libérer des coûts relatifs au recrutement d’une assistante et des charges sociales. De plus, vous pouvez profiter des services de ce professionnel de manière ponctuelle, uniquement lorsque le besoin se ressent. Sans oublier le fait que vous n’avez pas à prévoir des frais de fonctionnement et d’envisager l’installation d’un espace de travail avec les différents équipements pour l’exercice du métier.
L’assistant administratif est très polyvalent. Vous profitez donc de son expérience et son savoir-faire, proposés dans une discrétion totale, en toute confidentialité. Vous avez la possibilité de choisir une prestation entièrement sur-mesure, selon les tâches que vous désirez déléguer à ce professionnel.
Comme vous pouvez le constater, l’assistant administratif est un professionnel qui a beaucoup d’expérience. Il peut se charger de plusieurs tâches et peut collaborer avec divers services et corps de métiers. Il peut travailler de près avec la direction, comme avec le comptable ou l’assistant des ventes. Outre les tâches administratives, il peut aussi s’occuper des missions précomptables ou se contenter du secrétariat. Dans tous les cas, sachez que l’intervention de ce professionnel vous permet de gagner du temps et de vous concentrer pleinement sur votre métier. C’est également un moyen de réduire les coûts liés à l’embauche d’un assistant. Sachez que vous pouvez recourir à leur service de manière ponctuelle ou régulière, selon vos besoins. Il s’agit donc d’une solution intéressante pour les entreprises à petit budget.
