5 bonnes pratiques pour tirer le meilleur d’une réunion

Les réunions sont devenues un outil crucial pour la prise de décisions et la collaboration au sein d’une entreprise. Il n’est toutefois pas toujours évident d’avoir une réunion productive.

Nous vous proposons donc de découvrir quelques règles simples à appliquer pour parvenir à tirer le meilleur d’une réunion.

1. Inviter uniquement les personnes essentielles

Cela peut sembler évident : pour une réunion réussie, il convient de ne faire participer que les personnes concernées. Bien choisir les participants garantit de ne pas donner le sentiment à certaines personnes de perdre leur temps.

Veillez ainsi à choisir les participants en fonction de leur intérêt pour le sujet, leurs connaissances sur celui-ci, leur rôle dans un projet en cours ou à venir, etc.

2. Bien définir l’objet de la réunion

Tous les participants doivent savoir pourquoi la réunion a lieu. Les objectifs de la réunion doivent être clairement exprimés et compris par chaque participant.

Chaque intervenant doit connaître l’ordre du jour de la réunion. Celui-ci se voudra précis et concis (une page environ). Les participants sont plus concentrés et intéressés par la réunion lorsque l’enjeu de celle-ci leur apparaît clairement.

3. Choisir la date et l’heure avec grand soin

Le moment venu d’organiser la réunion, il est important de choisir la date et l’heure avec soin, en fonction des personnes concernées.

Certains jours et heures sont également plus propices aux réunions. Il est ainsi préférable d’organiser une réunion le matin plutôt que le soir ou l’après-midi. De cette manière, les participants seront plus attentifs à toutes les informations.

4. Utiliser des outils digitaux

Les entreprises, ayant aujourd’hui compris tous les enjeux des réunions, n’hésitent pas à s’appuyer sur des solutions digitales afin d’en tirer le meilleur profit.

Parmi ces solutions, il est possible de citer Klaxoon, un outil en ligne permettant d’animer une réunion via de nombreuses fonctionnalités. Présenté sous forme de Workshop, la plateforme facilite le travail collaboratif et l’engagement lors des réunions d’entreprise.

Entre autres fonctionnalités, un Board en guise de tableau blanc sert de support visuel. Il est également possible de booster la participation en direct grâce à des votes, des sondages, des challenges, etc.

Le compte-rendu de réunion est générable à un seul clic et une fonction Mémo propose de synthétiser le contenu et de collecter des feedbacks des équipes.

5. Faire un compte rendu

Il s’agit ici de rédiger un compte-rendu à la fin de la réunion avec ce qui a été dit puis de rappeler les objectifs attendus pour la prochaine réunion. etc. À l’issue de cette réunion, vous allez retenir un certain nombre d’éléments :

  • les résultats de la réunion ;
  • les conclusions ;
  • les actions à mettre en place ;
  • etc.

Le compte-rendu de réunion est donc essentiel pour s’assurer que les participants aient tous les mêmes informations à l’issue de la réunion. Cela leur permet de garder en tête les attentes et les objectifs à atteindre pour la suite du projet. De ce fait, le compte-rendu est un outil de communication qu’il convient de diffuser.

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