Soirée de fin d’année, lancement de produit, clôture d’un séminaire, nombreux sont les événements pour lesquels une entreprise peut avoir besoin d’organiser une soirée professionnelle. Plus qu’un simple moment de convivialité, il s’agit d’un événement qui présente de véritables enjeux pour une entreprise. Pour faire en sorte que ce soit une réussite, nous vous proposons de découvrir 5 astuces pour une soirée professionnelle réussie.
Choisissez un lieu festif, propice à la rencontre et au réseautage
Que vous organisiez la soirée d’entreprise dans une grande ville ou en périphérie, le choix du lieu est primordial pour assurer son succès. Pour être certain de faire le bon choix, il y a certains paramètres à prendre en compte, notamment le type de soirée d’entreprise que vous organisez.
Un cadre cohérent avec votre image
Le lieu pour votre soirée professionnelle doit être considéré comme un outil de communication à part entière. Il faut choisir un cadre qui soit tout à fait cohérent avec votre secteur d’activité, sans oublier de penser au confort de tous les convives. Si vous êtes une start-up qui mise sur le côté convivial et ouvert, un appartement pourrait être original pour votre soirée d’entreprise. S’il s’agit d’un lancement de produit, le roof-top d’un immeuble ou d’un grand hôtel est idéal pour renvoyer une image de prestige et de classe aux invités et aux investisseurs.
L’accessibilité du lieu de réception
L’aspect pratique du lieu ne doit surtout pas être laissé de côté lors de l’organisation de votre événement. Il est en effet important de sélectionner un lieu facile d’accès pour les convives. Il doit être desservi par les transports publics et avoir un parking à proximité. Si l’événement doit avoir lieu dans un endroit plutôt reculé, il faut prévoir une solution permettant d’acheminer les participants et faciliter leur retour à la fin de la soirée.
La capacité d’accueil du lieu
Le succès de votre soirée d’entreprise dépend aussi de la taille et de la configuration du lieu que vous sélectionnez. Pensez à ces deux critères, car ils doivent être adaptés au type de soirée que vous organisez. Un apéro convivial en petit comité sera parfait dans une petite boutique-hôtel, tandis qu’une grande réception avec plusieurs animations nécessitera un maximum d’espace. Dans ce cas, l’une des salles de séminaire d’un grand hôtel sera idéale.
Proposez des animations participatives adaptées à vos invités
Si le lieu et le thème de la soirée doivent être en adéquation avec les valeurs de votre entreprise, les animations doivent également respecter ce critère. Cela garantira une soirée d’entreprise sans fausse note et dans une bonne ambiance, pour le plus grand bonheur de tous les participants. Pour faire participer vos invités à certaines activités, il existe plusieurs solutions. Par exemple, si vous souhaitez créer une billetterie en ligne pour votre soirée d’entreprise, vous aurez accès à des plateformes dédiées à ce service. Avec ces outils en ligne, vous pourrez mettre en vente des billets nominatifs ou non sur la plateforme choisie.
Vous pourrez suivre exactement le nombre de billets vendus en temps réel ainsi que ceux qui sont encore disponibles à la réservation. C’est une solution très pratique si votre soirée d’entreprise s’accompagne d’un concert ou d’un quelconque spectacle. Les animations participatives sont très appréciées par les convives et permettront de donner de l’ambiance à votre soirée d’entreprise. Il faut les choisir en fonction du profil des participants et du type d’événement organisé pour éviter toute fausse note.
Le curseur participatif doit être placé au bon endroit afin de favoriser les échanges sans que les convives se sentent forcés ou contraints par les activités. Vous pouvez par exemple proposer une borne à selfie pour que les invités puissent prendre des photos souvenirs de la soirée. Vous pouvez aussi opter pour une animation avec un magicien pour donner un petit côté sensationnel ainsi que des sessions de musique live pour que tout le monde puisse pousser la chansonnette.
Les possibilités sont infinies, tout dépend du type de soirée d’entreprise que vous organisez. Pour donner un vrai rythme à la soirée avec des animations bien choisies, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels. Vous serez assuré de bénéficier de prestations de spécialistes qui connaissent leur métier et qui s’occuperont des différents détails. Un prestataire pourra s’occuper du choix de l’artiste, de l’installation des éclairages et de la musique, des consignes pour l’équipe technique ainsi que des différentes mises en place requises pour l’animation proprement dite.
Pensez à choisir un thème en phase avec vos objectifs
Pour que votre soirée d’entreprise soit originale et laisse une image positive et durable dans l’esprit des participants, choisissez un concept en accord avec les valeurs que vous désirez transmettre et véhiculer. Ce thème doit se décliner sur le format, le décor, les animations ainsi que sur la restauration lors de l’événement. Sans thème précis, votre soirée d’entreprise sera générique et ne marquera pas les esprits de vos invités.
Ainsi, il est important de le définir pour préciser « l’offre » de l’événement. Si vous lancez un produit, essayez si possible d’inclure une démonstration de son utilisation au cours d’une animation par exemple. S’il s’agit d’un message à faire passer, créez un hashtag spécial pour la soirée, pour que l’événement soit associé à un terme précis qui sera relayé en masse sur les réseaux sociaux.
Proposez à vos invités et salariés une restauration de qualité
Une bonne soirée est une soirée où les convives s’amusent et se régalent. Rien de tel qu’un buffet raté ou des plats mal préparés pour gâcher n’importe quel type d’événement. Pour éviter ces écueils, choisissez bien la formule de restauration qui convient à votre soirée d’entreprise.
Pour une soirée conviviale, misez sur le cocktail
Le cocktail est une formule particulièrement adaptée aux soirées durant lesquelles invités et employés butinent d’un groupe à l’autre pour engager la conversation et socialiser. Les convives pourront alors se déplacer comme ils veulent avec leur verre à la main et une mignardise ou un apéritif salé dans l’autre. Cela favorise la convivialité tout en ayant l’avantage de ne pas prendre trop de place.
Le nombre limité de couverts et de vaisselles qu’il nécessite fait aussi partie des atouts du cocktail. De plus, il s’adapte à tous les repas. Que ce soit pour un déjeuner ou une soirée, cette formule fonctionne toujours très bien. En plus, le cocktail se décline en plusieurs formules : le cocktail apéritif qui permet de servir des pièces chaudes et froides avant un déjeuner ou un dîner assis, mais aussi le cocktail déjeunatoire et le cocktail dînatoire.
Le buffet pour votre soirée d’entreprise
Tout comme le cocktail, le buffet est un excellent moyen de créer une atmosphère de camaraderie. Il est possible de choisir entre un buffet froid et un buffet chaud. Contrairement au cocktail, il faut installer les tables et les chaises dans la salle, ce qui nécessite un espace suffisant. Le traiteur peut vous aider à organiser le buffet et à déterminer ce qui convient le mieux à l’événement de votre entreprise.
Le dîner assis pour une soirée d’entreprise classique
Si vous envisagez d’inviter des clients et des fournisseurs à une réunion d’entreprise, la meilleure option est sans doute un dîner formel assis. Cette approche conventionnelle présente l’avantage de permettre aux participants de se réunir autour d’une table pour passer un moment agréable. Contrairement à un cocktail ou à un buffet, les invités n’auront pas à se déplacer. Le service de restauration mettra à leur disposition des serveurs qui les serviront à table.
Offrez des goodies personnalisés lors de votre soirée professionnelle
Le goodies personnalisé est une marque d’appréciation donnée aux clients pour leur participation à votre soirée d’entreprise. Il peut s’agir d’un cadeau ou d’un objet sympathique lié à l’occasion, remis à leur arrivée ou placé dans un sac personnalisé à leur départ. Le fait d’offrir des goodies personnalisés avant la soirée peut susciter l’enthousiasme des participants. Lorsqu’ils sont offerts lors d’un tel événement, les cadeaux d’entreprise font une bonne impression sur les participants. Ils permettent de plus de faire de leurs détenteurs des ambassadeurs de votre marque. Pour ce faire, il faut apposer le logo et les couleurs de votre marque sur les goodies.
