De plus en plus d’entreprises intègrent les logiciels ERP dans la gestion de leur activité, car ces outils présentent de nombreux avantages. Ils vous permettent en effet de révolutionner vos process et d’avoir une vision globale de l’ensemble de vos activités. Découvrez donc ce qu’est un ERP, les avantages qu’il présente et comment le mettre en place dans votre société.
Quel est le principe de fonctionnement d’un ERP ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est une solution numérique qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels de votre entreprise et de vos activités commerciales. Il permet de stocker toutes les informations de la société dans une base de données unique. Le fonctionnement d’un ERP est basé sur l’intégration de différents modules qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins spécifiques de la société. Chaque module gère un aspect particulier des activités. Par exemple, le module des finances gère les transactions financières, la comptabilité et les rapports financiers.
Tous les modules se coordonnent, ce qui permet une gestion cohérente et automatisée des processus métier de l’entreprise. Les données sont partagées entre les différents modules. Cela permet d’éviter les doublons d’information et les erreurs de saisie. Les processus métier peuvent être automatisés et optimisés grâce à des workflows configurables dans l’ERP. Ceci permet de réduire les délais de traitement des données et d’améliorer la qualité des services rendus. Les différents départements de la société peuvent accéder à la base de données pour obtenir des informations sur les opérations et prendre des décisions en conséquence.
Logiciel ERP : quelles sont les entreprises qui peuvent y avoir recours ?
Toutes les entreprises peuvent utiliser un logiciel ERP, peu importe leur taille et leur secteur d’activité. Cet outil leur sera un allié de taille pour optimiser leur prise de décision. Par exemple, les entreprises de service du numérique peuvent utiliser cette solution. Un ERP ESN peut vous permettre de gérer efficacement les ressources, les projets, les contrats, les factures et les finances de votre structure. Outre cela, les grandes sociétés avec de multiples sites et une grande quantité de données à gérer peuvent y avoir recours. De plus, les PME (petites et moyennes entreprises) cherchant à améliorer leur efficacité et leur productivité peuvent utiliser un ERP.
À cela s’ajoutent les entreprises de fabrication ou de distribution qui gèrent des stocks et des inventaires. De plus, les sociétés multinationales peuvent en faire usage pour harmoniser les processus entre les différentes filiales et les différentes régions du monde. Enfin, les entreprises qui ont des systèmes complexes ou des processus métier intégrés peuvent utiliser un ERP pour rationaliser les opérations et réduire les coûts.
Quels sont les atouts de ce type de logiciel ?
Une solution ERP présente de nombreux atouts. En voici quelques-uns.
Amélioration de la productivité grâce à l’ERP
Un logiciel ERP peut aider les entreprises à augmenter leur productivité. Cet outil permet de rationaliser les processus commerciaux en automatisant les tâches et en réduisant les erreurs de saisie de données. Cela réduit les temps de travail et les coûts de main-d’œuvre associés à la gestion manuelle des travaux. De plus, grâce à un logiciel ERP, la charge de travail de vos employés est réduite. Ils peuvent utiliser ce temps gagné pour mieux se concentrer sur des tâches importantes de votre cœur de métier.
Par ailleurs, un ERP peut offrir une vue consolidée des opérations de l’entreprise à travers différents départements. Cela permet aux gestionnaires de prendre des décisions plus éclairées. Les informations disponibles dans un système ERP peuvent également vous aider à surveiller et gérer les opérations en temps réel. Les délais de réaction et les coûts associés à la gestion des problèmes sont alors réduits.
Un système d’information efficace
Une solution ERP permet de regrouper les informations d’une entreprise dans une base de données unique. Cette approche favorise la diffusion de l’information à l’interne et permet de bien gérer plusieurs services tels que la logistique, la finance, les achats et la production. Ainsi, un ERP offre une visibilité optimale sur l’ensemble des départements et données de votre société.
Un logiciel ERP pour faciliter la gestion de votre activité
Un logiciel ERP peut aussi aider les entreprises dans l’exercice des activités de leur métier. Cet outil vous permet notamment d’avoir une vue globale sur le fonctionnement de votre structure. De plus, il vous permet de gérer efficacement votre trésorerie en surveillant de près vos flux financiers. Cette solution digitale vous aide à offrir un service après-vente personnalisé à vos clients et améliorer leur satisfaction.
Comment le mettre en place dans votre société ?
Pour mettre en place un logiciel ERP dans votre société, vous devez suivre un processus bien défini.
Rédigez un cahier des charges
La première chose à faire consiste à rédiger un cahier des charges. Vous devez y définir les besoins réels de votre structure en matière de solution ERP. Il doit comporter les difficultés de l’entreprise et les différents objectifs auxquels doit répondre la solution à installer. Pour rédiger votre cahier des charges, vous pouvez mettre en place des réunions de réflexion. Celles-ci permettent de définir les attentes de la société. Le document doit contenir certaines mentions obligatoires :
- la présentation de l’entreprise,
- ses différents besoins,
- les contraintes éventuelles,
- l’analyse du processus existant, etc.
La présentation de la société permet au prestataire de mieux comprendre les enjeux de votre entreprise et ses différentes attentes. Expliquez donc clairement ce en quoi consiste votre activité et vos besoins. De plus, vous devez analyser les processus existants en les décrivant succinctement et selon leur ordre d’importance. N’hésitez pas à vous inspirer d’un modèle de cahier de charge afin de ne pas oublier les informations importantes.
Comparez les différents logiciels ERP existants
Une fois le cahier des charges rédigé, vous pouvez comparer les différentes solutions ERP existantes pour choisir celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également développer un logiciel sur mesure. Dans ce cas, faites appel à un développeur web. Celui-ci dispose des compétences nécessaires pour créer un logiciel en fonction de votre cahier des charges.
Formez vos collaborateurs à l’utilisation du logiciel
Une fois le logiciel conçu, il est important de former vos employés à son utilisation. Cela est nécessaire pour profiter pleinement de votre outil. La formation leur permettra de maîtriser toutes les fonctionnalités du logiciel et de le prendre rapidement en main. En fonction de vos besoins, vous pouvez organiser des séances de formation en groupe ou individuellement. Pour former vos collaborateurs, l’idéal est de faire appel à un expert.
