Dans le contexte de mondialisation et du capitalisme, les entreprises cherchent à grossir. Plus une entreprise grossit, plus il devient complexe de garder une vue d’ensemble sur ses activités. Ainsi, elles ont manifesté un besoin d’avoir une visibilité en temps réel sur l’ensemble des fonctions qui les composent. C’est ainsi que sont apparus les premiers Progiciel de Gestion Intégré, plus connus sous le nom d’ERP (Entreprise Ressource Planning). Le logiciel SAP appartient à cette famille, et développe cette technologie depuis 49 ans.
Présentation
SAP est un puissant système informatique composé de plusieurs modules, dans lesquels les différents départements d’entreprise (comptabilité, finances, production, approvisionnement, marketing, ressources humaines, qualité, maintenance, etc.) sont reliés entre eux pour être centralisés sur la base d’une configuration client/serveur.
Par exemple, si une entreprise reçoit une commande de marchandises, il est possible de connaître en temps réel les conséquences de cette demande sur les capacités de production, les besoins d’approvisionnement, le personnel nécessaire pour accomplir cette tâche, sur les délais requis pour satisfaire cette demande, les besoins de financement, les bénéfices générés par cette opération, etc.
Les logiciels SAP se déclinent en autant de versions qu’il existe de secteur d’activité. Certains sont généralistes et couvrent l’ensemble des secteurs, d’autres sont spécialisés dans un seul domaine. Lorsqu’ils sont spécialisés, leur système interne est personnalisé pour optimiser au maximum le secteur concerné.
Intérêt des ERP
Une entreprise qui fonctionne sans ERP possède un logiciel pour chaque département. Une information concernant à la fois le département de production, le département des ventes et celui du transport devra donc être saisie trois fois. En plus d’être fastidieux, ce mode de fonctionnement comporte plusieurs risques : erreurs de saisies, données manquantes, non mises à jour, etc.
Même en installant des interfaces favorisant l’échange de données, l’absence de centralisation rend les dysfonctions des interfaces informatiques difficiles à corriger.
Une entreprise qui fonctionne avec un ERP, particulièrement avec un logiciel SAP, bénéficie de nombreux avantages :
- Vision d’ensemble sur le déroulement des opérations. Il devient plus facile de prendre des décisions, d’identifier les défis et les opportunités potentielles.
- Cohérence et unicité des informations, qui sont saisies de manière unique, stockées sur une seule et même base de données.
- Traitement homogène des données limitant grandement le risque d’erreur, de doublons ou d’approximations.
- Piste d’audit garantie. Il devient facile de pister et remonter à une information.
- Processus standardisés, simplifie grandement la saisie et la gestion de données pour tout le personnel, peu importe son département.
Tous ces avantages participent à l’expansion d’une entreprise, lui faisant gagner du temps tout en augmentant sa productivité.
Les modules
Au sein du logiciel SAP, on identifie 3 familles de modules. Nous citons les principaux modules mais il en existe des dizaines.
Modules logistiques
- Material Management. Ce module traite les flux relatifs aux stocks et aux approvisionnements : gestion des achats, mouvements des stocks, réception des marchandises, suivi des articles et services, contrôler ses factures et commandes, etc.
- Sales & Distribution. Ce module aide à la gestion des contrats, des commandes, des livraisons et tout ce qui est relatif à la vente.
- Production Planning. Spécialisé dans la gestion de la production, ce module permet de réaliser des planifications de la production et calculer les besoins et les coûts relatifs à la celle-ci. Il réalise également une prévision des ventes.
- Quality Management. Il fonctionne de pair avec le module Production Planning. Il permet de planifier les contrôles qualité tout en assurant leurs suivis, et traiter les démarches administratives relatives qui y sont associées.
- Plan Maintenance. Comme son nom l’indique, ce module gère la planification, le traitement et l’exécution des tâches liées à la maintenance.
Module finance
- Financial (FI). Gère et représente toutes les données de la comptabilité auxiliaire : générale, fournisseur, client, bancaire, gestion des déplacements et immobilisations.
- Controlling (CO). Il fonctionne de pair avec le module Financial. Il contrôle la comptabilité analytique : frais généraux, coûts par produit, comptes de résultats par segment de marché, données du bilan, etc. On compte presque une vingtaine de sous-modules.
Module Ressource humaines
Ce module unique de gestion des ressources humaines, traite de la rémunération, des employés, du temps de travail, de la paie, des frais de déplacement, des recrutements, du suivi des carrières, etc. Il est soigneusement organisé en une vingtaine de sous-modules.
Logiciel SAP : les coûts
Petit point rapide sur les précautions à prendre dans la mise en place du logiciel. Il faut entre 4000 et 5000€ pour obtenir la licence. Il faudra également investir dans des séances de formation pour vos employés, dispensées par un consultant SAP. Le coût d’une telle formation est d’environ 800€ par jour.
